Nakládání s osobními údaji

Hospic na Svatém Kopečku (dále jen Hospic), se sídlem nám. Sadové 4/24, 779 00 Olomouc – Svatý Kopeček, IČ 73634671, informuje o základních pravidlech ochrany osobních údajů, kterými se řídí. Jedná se zejména o shromažďování osobních údajů, jejich zpracování a následné uchovávání tak, aby bylo dosaženo ještě větší bezpečnosti. Důraz je kladen na transparentnost a spravedlivý způsob zpracování. Všechny postupy se řídí platnými právními nařízeními.

Účel zpracování osobních údajů

Hospic v rámci poskytování svých služeb (nebo v přímé souvislosti) zpracovává osobní údaje výhradně k těmto účelům:

• Přijetí do služby – tzn. zejména jednání se zájemcem nebo jeho zástupci o přijetí do služby, posouzení žádosti o přijetí, jednání o uzavření smlouvy.
• Poskytování služby – oboustranné plnění práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jednání o dodatcích ke smlouvě, přizpůsobení služby dle individuálních potřeb klienta, poskytování odpovídající zdravotní a ošetřovatelské péče.
• Plnění zákonných povinností Hospice jako zdravotnického zařízení a povinností vyplývajících ze zvláštních právních předpisů (např. zákon č. 108/2006 Sb. o sociálních službách, vyhláška č. 505/2006 Sb., kterou se provádí zákon o sociálních službách, zákon 582/1991 Sb. o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, zákon č. 372/2011 o zdravotních službách a podmínkách jejich poskytování).
• Realizace oprávněných zájmů - sledování spokojenosti klientů, zvyšování kvality poskytovaných služeb, výkon dobrovolnictví, zajištění plynulého chodu organizace.

Doba zpracování a uchování osobních údajů

Hospic zpracovává osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou. Jde zejména o dobu před přijetím do služby a dobu poskytování služby tak, aby byla zajištěna vzájemná práva a povinnosti vyplývající z uzavřené smlouvy. Uchování osobních údajů po skončení poskytování služby se řídí zákonnými požadavky, příp. dobou, po kterou je Hospic oprávněn dané údaje uchovávat. Za tímto účelem má Hospic jasně stanoveny lhůty pro skartaci dle jednotlivých kategorií osobních údajů. To stejné platí i v případě, že nedojde k uzavření smlouvy.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Snahou Hospice je, aby zpracovávané osobní údaje byly relevantní, přiměřené a omezené jen na ty, které jsou nezbytné pro výše uvedené účely. Jde o takové údaje, které Hospic získává z jednání o přijetí, ze žádostí o přijetí, z jednání o uzavření smlouvy (vč. nezbytných dokumentů souvisejících s uzavřením smlouvy), v souvislosti s poskytováním služby a plněním zákonných povinností. Jedná se hlavně o údaje vyplývající ze zákona, tedy o identifikační údaje (jméno, příjmení, rodné číslo/datum narození, osobní stav, trvalé bydliště), kontaktní údaje (telefon, kontaktní adresa), kulturní profil (zájmy a záliby, povolání), popis sociální situace, údaje o soběstačnosti, údaje o stavu příspěvku na péči, zdravotní pojišťovně nebo údaje pro nezbytné nakládání s finančními prostředky dle přání klienta (splatnost důchodu, výše a typ důchodu, druh a číslo osobního dokladu).

Dle požadavků zákona Hospic zpracovává také tzv. zvláštní osobní údaje, a to údaje o zdravotním stavu a dietě.

Ke zmíněným osobním údajům jsou také připojovány identifikační a kontaktní údaje jiných osob, např. kontaktní osoby určené klientem, osoby zastupující klienta na základě zákona, plné moci či z rozhodnutí soudu, pozůstalé, dědice nebo plátce. Jde zejména o tyto údaje: jméno, příjmení, datum narození/rodné číslo, trvalé bydliště, kontaktní adresa, telefon, e-mail.

Způsob zpracování osobních údajů

Při zpracovávání osobních údajů Hospic dbá na bezpečnost a důvěrnost všech údajů. Jeho prioritou je zabránění neoprávněnému přístupu ke svěřeným údajům díky technickému, organizačnímu i personálnímu zabezpečení.

Ke zpracování dochází jak manuálně tak elektronicky. Dokumenty jsou uchovávány v listinné nebo elektronické podobě. Pro elektronické zpracování slouží zejména specializované elektronické informační systémy. Přístup k nim je omezen specifickými hesly, stejně tak jako přístup ke všem dokumentům uloženým elektronicky. Osoby (zaměstnanci), které s osobními údaji pracují, jsou vždy vázány mlčenlivostí.

Předávání osobních údajů třetím stranám

Předávání údajů třetím stranám je možné pouze ze zákonných důvodů, nebo pokud by to bylo nezbytné pro ochranu práv (např. soud, veřejný ochránce práv apod.). Osobní údaje tedy mohou být dle své povahy zpřístupněny zejména inspekci kvality sociálních služeb, inspekci z Ministerstva zdravotnictví ČR, odboru zdravotnictví Krajského úřadu Olomouckého kraje, zdravotním pojišťovnám, okresní správě sociálního zabezpečení, Úřadu práce ČR, České poště nebo úřadům obce s rozšířenou působností.

Práva subjektu údajů

Subjekt údajů, tedy osoba, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány, má všechna práva přiznaná mu platnou legislativou. Jedná se o právo být informován o skutečnostech týkajících se zpracování svých osobních údajů (zejména o účelu zpracování, totožnosti správce, o jeho oprávněných zájmech, zpracovávaných osobních údajích a jejich kategoriích nebo příjemcích osobních údajů apod.).

Dále se jedná o tato práva: právo na přístup k osobním údajům, právo na opravu (doplnění), právo na výmaz (pokud to zákon umožňuje), právo na omezení zpracování, právo na přenositelnost údajů, právo vznést námitku nebo právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování s právními účinky.

Informace a veškerá sdělení související s právy subjektu poskytuje Hospic bezplatně. Pouze v případě zneužití práva subjektem údajů (zejména pokud se žádosti opakují a jsou zjevně neodůvodněné či nepřiměřené) může Hospic uložit odpovídající poplatek nebo žádost odmítnout.

Pokud se subjekt údajů domnívá, že Hospic zpracovává jeho údaje v rozporu s platnou legislativou, má právo jej požádat o vysvětlení nebo o odstranění protiprávního stavu. Může se také obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Poskytnutí osobních údajů

Poskytnutí osobních údajů není povinné. Pokud však subjekt údajů odmítne tyto údaje poskytnout, nebude souhlasit s jejich zpracováním, může to znamenat překážku v uzavření smlouvy.

V případě, že již bude smlouva s Hospicem uzavřena a subjekt si nebude přát, aby Hospic nadále zpracovával jeho osobní údaje, může v takovém případě subjekt smlouvu ukončit. Hospic však bude dále zpracovávat jeho údaje, je-li to nezbytné na základě právní povinnosti.

Souhlas se zpracováním osobních údajů

Subjekt údajů má možnost vyslovit svůj souhlas či nesouhlas se zpracováním údajů o víře a užití fotografií. Tyto údaje podléhají udělení písemného souhlasu, který může být kdykoliv písemně odvolán doručením na adresu Hospice, aniž by došlo k omezení poskytovaných služeb.